Pilh Negara
Apa itu Document Management System?
Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, salah satu faktor terpenting untuk membantu efektifitas adalah Sistem Manajemen Dokumen atau biasa disebut Document Management System (DMS).
Document Management System (DMS) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menyimpan, mengelola dan melacak dokumen elektronik berupa dokumen kertas yang telah di scan. Yang diyakinkan dapat meningkatkan efisiensi operasional serta mengurangi penggunaan kertas, serta memastikan keamanan informasi yang disimpan.
Manfaat document management system:
- Pengurangan Penggunaan Kertas: Sesuai dengan kebutuhannya, DMS digunakan untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara digital, sehingga mengurangi penumpukan dokumen fisik dan penggunaan kertas.
- Akses Mudah dan Cepat: Dokumen yang telah disimpan pada server DMS dapat diakses dengan cepat dari mana saja, selama pengguna memiliki izin akses
- Keamanan: DMS menyediakan fitur keamanan yang canggih seperti kontrol akses, enkripsi dan audit trail untuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah
Fitur utama document management system:
- Penyimpanan terpusat: DMS dapat digunakan untuk menyimpan semua dokumen di satu tempat untuk memudahkan akses dan pengelolaan
- Pencarian yang canggih: Fitur pencarian DMS memungkinkan pengguna untuk menemukan dokumen dengan cepat menggunakan kata kunci, metadata atau tag
- Kontrol akses dan keamanan: User juga dapat mengontrol izin akses untuk memastikan hanya pengguna yang dapat mengakses atau mengubah dokumen tertentu
- Pengelolaan versi: melacak semua perubahan yang dibuat pada dokumen dan menyimpan versi sebelumnya untuk referensi di masa mendatang
Document Management System (DMS) adalah alat yang sangat penting bagi perusahaan modern untuk mengelola dokumen mereka dengan lebih efisien dan aman. Juga dapat dimanfaatkan untuk pengurangan penggunaan kertas,akses mudah dan keamanan lebih terjamin. DMS juga dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kehilangan data.
