Scan Document Dapat Meningkatkan Produktifitas Pekerjaan Anda!

Banyak perusahaan yang berusaha membuat pekerjanya menjadi lebih produktif di tempat kerja dengan menyiapkan berbagai sarana penunjang seperti mesin Multifunction untuk Scan dokumen, selain itu juga perusahaan banyak mempertimbangkan cost yang dikeluarkan untuk kebutuhan perusahaan, penyimpanan data-data dan sebagainya, maka  dari itu dokumen management sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.

Pada survei yang diadakan IDC Analyze the Future  tahun 2012 menyatakan bahwa 79% produktifitas staff dapat digunakan tanpa memikirkan dokumen kertas, karena data sudah diarsipkan dengan rapih dan tertata.

Selain itu penyimpanan dokumen melalui scan juga mempengaruhi beberapa faktor yaitu:

1. Membuat ruang penyimpanan di kantor lebih luas

Kabinet-kabinet anda di ruangan bekerja akan terlihat lebih lapang ketika anda menyimpan segala dokumen dalam bentuk soft file, sedikitnya dokumen tumpukan kertas juga memungkinkan kenyamanan lebih untuk tempat kerja anda.

2. Hemat Waktu

Menyimpan dokumen anda secara digital dapat memudahkan pencarian, sehingga anda dapat dengan mudah mencari kembali dokumen yang dibutuhkan, baik untuk di print kembali maupun ditandatangani dengan digital sign, hal ini diyakinkan dapat membuat produktifitas anda lebih terjaga

3. Mudah dibagikan

Dengan Multifuction Printing, anda dapat langsung menyimpan dokumen anda melalui email maupun folder yang telah di setting pada perangkat scan. Dokumen yang telah tersimpan menjadi softcopy juga lebih mudah di bagikan pada rekan karyawan lain, karena dokumen dapat dimasukan ke dalam satu file yang sama.

4. Meminimalisir terjadinya kehilangan data

Dokumen fisik kertas biasanya akan mudah tercampur dengan dokumen-dokumen lain, dokumen fisik juga kemungkinan besar mudah hilang dan tercecer jika pengarsipannya tidak baik, dengan menyimpan dokumen secara digital diyakini anda akan meminimalisir kehilangan data.

5. Keamanan terjaga

Dengan scan dokumen langsung ke folder pribadi anda dan menyimpannya di pc anda sendiri, anda dapat meminimalisir kebocoran data, atau kehilangan data. Karena keamanan ada dari perangkat kerja anda sendiri.